Hrvatske ceste mogu se pohvaliti da su u posljednjih godinu dana započele i velikim dijelom provele temeljitu digitalnu transformaciju kompanije.
Poruka je to i ostalim tvrtkama u držanom vlasništvu da je moguća realizacija i najsloženijih IT projekata u roku i u predviđenom opsegu te dodatni poticaj procesu digitalne transformacije društva.
Snažan rast i razvoj tvrtke, kao i njezina internacionalizacija, neizostavno zahtijevaju uvođenje adekvatne programske (softverske) podrške poslovanju. Takva programska rješenja nazivaju se ERP sustavi (Enterprise Resource Planning) ili sustavi za planiranje resursa poduzeća.
Definirana su četiri ključna područja transformacije: upravljanje projektima, upravljanje dokumentima, upravljanje cestovnom imovinom i poslovni informacijski sustav.
Od početka ove godine u produkciji je poslovno-informacijski sustav SAP za poslovne procese u području računovodstva i financija, kontrolinga i upravljanja projektima, upravljanja ljudskim resursima, nabave i materijalnog knjigovodstva te prodaje. Sa SAP-om su u Hrvatskim cestama uspjeli ostvariti sve postavljene ciljeve: osiguranje adekvatne integrirane aplikativne podrške poslovanju bazirane na globalno prihvaćenim tehnologijama i standardima, učinkovitije poslovanje te su stvorili preduvjete i započeli izgradnju sustava poslovne inteligencije tj. naprednih analitičkih izvješća.
Naime, nedosljedni poslovni procesi i zastarjeli poslovni informacijski sustav bili su velika prepreka za daljnju modernizaciju i razvoj Hrvatskih cesta. U okviru digitalne transformacije tvrtke koju su započeli prije više godina, SAP4Roads bio je njihov najkompleksniji projekt koji je zahtijevao angažman više desetaka njihovih djelatnika u pripremi projekta, implementaciji i postprodukcijskoj podršci. Veliki trud djelatnika Hrvatskih cesta u suradnji i sinergiji s implementatorom tijekom četrnaest mjeseci trajanja projekta polučio je rezultat kojim se malo tko može pohvaliti: uspješno završen projekt implementacije sustava SAP S/4HANA u roku, zahvaljujući kojemu Hrvatske ceste danas koriste najmodernije informatičke tehnologije.
Velike su pomake ostvarili i u primjeni tzv. BIM (Building Information Modelling) tehnologije i metodologije koju implementiraju u sve faze graditeljskog procesa – planiranje, projektiranje, građenje i održavanje.
Predsjednik Uprave Hrvatskih cesta Josip Škorić kaže nam da je sve odrađeno u tek nešto više od godinu dana, što je ravno podvigu.
Vrijednost projekta je 5.000.000 kn bez PDV-a.
Glavne isporuke projekta su:
- analiza poslovnih procesa i izrada konceptualnog dizajna,
isporuka licenci programske opreme i instalacija,
isporuka hardware-a (nabavljenog kroz odvojeni postupak),
isporuka dokumentacije i školovanje ključnih korisnika,
migracija aktualnih podataka na novi sustav i
podrška kod početnog korištenja sustava i u jamstvenom razdoblju.
Primijenjena projektna metodologija je SAP Activate, definirana od strane SAP-a za implementaciju S/4HANA sustava.
Planirano razdoblje izvođenja projekta bilo je od 14. siječnja 2020. do 29. veljače 2020. godine. Projekt je završen u predviđenom roku, s Go-live datumom 1. siječnja 2020. godine.
Na projektu je radilo tridesetak djelatnika u timu naručitelja i dvadesetak u timu izvoditelja. Ukupno uloženo vrijeme u realizaciju projekta je oko 7.500 čovjek-dana.
Primarni poslovni cilj projekta je osiguranje adekvatne integrirane aplikativne podrške poslovanju bazirane na globalno prihvaćenim tehnologijama i standardima. Sekundarni su ciljevi unaprjeđenje/optimizacija poslovnih procesa i usklađenost s najboljim poslovnim praksama, učinkovitije poslovanje te stvaranje preduvjeta za izgradnju sustava poslovne inteligencije – naprednih analitičkih izvješća.
Faze projekta
Projekt je podijeljen u pet glavnih faza: Prepare, Explore, Realize, Deploy i Run.
U Prepare fazi postavlja se temelj projekta te označava i promovira njegov početak. Ova faza obuhvaća uspostavu projektne organizacije, projektnog tima i radnog okruženja. Utemeljena su pravila i standardi rada na projektu, standardi i postupci vođenja projekta, napravljen detaljan plan projekta, upoznati projektni tim s projektom i njegovim standardima, utvrđena strategija implementacije SAP-a, određeni standardi i postupci implementacije, instaliran osnovni hardware. Glavni rezultat ove faze je isporuka Plana projekta.
Faza Explore započela je utvrđivanjem organizacijske strukture društva i definiranjem svih poslovnih procesa i njihovih parametara. U ovoj fazi definirano je kako pojedini poslovni proces treba izgledati i kako će biti podržan u SAP-u. Parametri su organizacijska struktura u kojoj se proces odvija, matični podaci koje proces transformira u dokumente, izgled dokumenata, analize i izvještaji vezani za proces, sučelja sa sustavima izvan SAP-a te uloge i ovlasti korisnika SAP-a u tom procesu. Tijekom ove faze voditelj projekta osigurava uključenost specijalista za poslovna područja kod donošenja odgovarajućih odluka, a eksperti su na raspolaganju za pojedina važna područja u definiranju dijela konceptualnog dizajna. Rezultat ove faze je konceptualni dizajn (Business Blueprint) SAP sustava u kojem su sadržani svi poslovni procesi koji će biti podržani SAP-om, nacrt budućeg stanja poslovnih procesa te detaljan opis svih parametara procesa i njihove realizacije u SAP-u.
U fazi Realize SAP sustav se konfigurira – prilagođuje prema zahtjevima definiranim u prethodnoj fazi. Sustav se temeljito testira u više ciklusa – funkcionalno i tehnički. Na kraju ove faze izvršavaju se opsežni integracijski testovi koji moraju potvrditi i verificirati kompatibilnost SAP sustava s definicijom poslovnih procesa opisanih u konceptualnom dizajnu. Također se testira i verificira sav nužan dodatni razvoj, koncept izvještavanja, te koncept autorizacija i uloga. Aktivnosti u ovoj fazi su uspostava testne okoline, konfiguracija sustava, testiranje poslovnih procesa, integracijsko testiranje, razvoj sučelja, priprema podataka za migraciju, razvoj izvještaja i obrazaca, realizacija koncepta autorizacija, edukacija projektnog tima – ključnih korisnika, izrada korisničke dokumentacije.
Aktivnosti faze Deploy su uspostava produkcijske okoline, edukacija krajnjih korisnika, završne aktivnosti i pripreme produkcijskog okruženja, detaljni plan prelaska u produkciju – Go-Live, prijenos podataka u produkcijski sustav (migracija podataka) i plan post-produkcijske podrške.
Fazom Run počinje korištenje SAP sustava u svakodnevnom poslovanju. Aktivnosti u ovoj fazi su početak operativnog produkcijskog rada na SAP sustavu, praćenje rada sustava i verifikacija ispravnosti rada, post-produkcijska podrška, plan za kontinuirano praćenje poslovnih zahtjeva i prilagođavanje sustava te završetak projekta.
Ključni faktori za uspjeh projekta
Primjenom SAP Activate metodologije praćeno je i kontrolirano vrijeme, budžet i opseg u odnosu na plan. Striktno pridržavanje navedene metodologije pokazalo se ključnim za uspjeh projekta. Kvalitetno upravljanje dionicima, promjenama, rizicima, opsegom i kvalitetom projekta, korištenje terminskog plana, master liste poslovnih procesa (BPML), liste zahtjeva za promjene, RACI tablice i cutover plana rezultirali su potpunom realizacijom plana projekta.
Uspjehu su doprinijeli i vrhunski konzultanti izvoditelja te ostvareno zajedništvo projektnog tima u ostvarenju ciljeva te spremnost svih uključenih na dodatni angažman kako bi se projektne aktivnosti odradile u roku.
Nadalje, kroz projekt SAP4Roads nastavljeno je podizanje razine kvocijenta upravljanja tehnološkim projektima (Project Management Technology Quotient, PMTQ) u Hrvatskim cestama. PMTQ je definiran od strane Project Management Institute-a kao stalna želja za pronalaženjem najnovijih pristupa u upravljanju projektima i novim strategijama, perspektivama i tehnologijama, stručnost u pružanju vodstva i sposobnost upravljanja tehnologijom i ljudima koji rade s tehnologijom te interni razvoj talentiranih djelatnika koji posjeduju potencijal potreban za uspjeh.
Uspješno završen projekt implementacije SAP-a u roku i u okviru ugovorenog iznosa snažan je argument u prilog uspjeha modernizacije i restrukturiranja cestovnog sektora (projekta MARS).
- Korisnici rade u modernom, standardnom sustavu i stječu znanja koje su primjenjiva u preko 200 najuspješnijih tvrtki u RH te u oko pola milijuna svjetskih poduzeća. Formirana interna SAP podrška u Hrvatskim cestama profiliranjem i osobnim razvojem više djelatnika prema ulogama internih SAP konzultanata. Ostvarena je integracija SAP-a s ostalim informacijskim sustavima (za upravljanje dokumentacijom, projektima, voznim parkom i sl.). Vodstva projekta naručitelja i izvoditelja stekla su neprocjenjivo iskustvo i referencu za uspješnu realizaciju iznimno kompleksnog projekta, a Uprava Hrvatskih cesta dobila je pouzdan poslovni informacijski sustav koji na najbolji način integrira sve najbitnije poslovne procese Društva, zaključuje Josip Škorić.
